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Out-Of-Office: Como construir uma boa mensagem

Se está a pensar em tirar uns dias de férias, é importante que antes de deixar para trás o expediente configure a sua mensagem de Out-Of-Office. Caso não saiba como fazê-lo ou o que deve constar deste e-mail automático de férias, vamos oferecer-lhe algumas dicas que lhe irão ser úteis nesse momento.

Comecemos pelo teor da mensagem propriamente dita. Assim:

  • Especifique o tempo exato da sua ausência certificando-se de que define os dias e as horas exatas em que estará ausente;
  • Seja sucinto. Isto significa que o seu e-mail automático de férias deve ser o mais breve e sintético possível explicando que se ausentará e por quanto tempo o fará. Para além disto, acrescente um contacto para o qual poderão ser encaminhados os emails (pelo menos os mais urgentes);
  • Quando deixar o contacto para o qual devem ser reencaminhados os e-mails enquanto estiver de férias, não se esqueça de avisar as pessoas para quem os vai redirecionar;
  • Não coloque um contacto telefónico para casos  “urgentes”. A palavra urgente tende a adquirir diferentes significados de pessoa para pessoa. Por isso, se preza o seu descanso, evite colocar qualquer contacto telefónico no seu e-mail automático de férias.

Caso surja, efetivamente, uma urgência, a pessoa ou pessoas para quem devem ser reencaminhados os e-mails na sua ausência irão tratar do assunto ou ligar-lhe se for caso disso;

  • Ainda que seja uma pessoa descontraída por natureza, evite ser “engraçadinho na mensagem que deixa. Afinal de contas, apesar de ausente, este e-mail diz respeito ao seu trabalho e, como tal, é-lhe exigido profissionalismo.

Não faça algo como: “Não estou no escritório. Lamento que esteja a receber uma resposta automática, mas se eu estivesse aqui não receberia nada!”

  • No mesmo padrão de profissionalismo, confirme que a sua mensagem não contém erros. Leia e volte a ler as vezes necessárias para ter a certeza que está tudo correto;
  • Não entre em detalhes. O ideal é, como referimos anteriormente, manter uma mensagem de Out-Of-Office breve e sintética. Caso queira “abrir um pouco o jogo”, faça por não exagerar nem entrar em pormenores demasiadamente detalhados.

Exemplos de e-mails automáticos de Out-Of-Office

Fique agora com três exemplos de mensagens de emails automáticos Out-Of-Office que poderá utilizar:

  • Email mais convencional

Olá,

Obrigado pelo seu e-mail, estou fora até [data].

Responderei ao seu email prontamente quando voltar. Mas s precisar de ajuda imediata, envie um e-mail para [Nome do contato] – [e-mail do contato].

Obrigado pela compreensão,

[seu nome]

  • Email mais amigável, mas profissional

Olá,

Obrigado pelo seu email. Estou ausente até [data] para gozar férias com a minha família – sem o telefone na mão.

Irie responder ao seu email quando voltar e abrir a minha caixa de entrada. Se a sua mensagem for urgente, envie um email para [Nome do contato] – [e-mail do contato].

Votos de boas festas,

[seu nome]

  • Se está a pensar responder a e-mails durante as férias

Olá,

Estou fora do escritório até [data].

No entanto, farei pausas periódicas para ver tudo o que perdi e verificar o meu email (ocasionalmente) enquanto estiver fora.

Se este assunto não for urgente, fique tranquilo, pois responderei quando voltar das férias. Mas pode reenviar qualquer mensagem que requeira a minha atenção imediata com o assunto “URGENTE: (Assunto Original)”.

Atenciosamente,

[Seu nome]

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