As empresas hoje em dia têm uma maior ambição pela internacionalização. A internet permitiu que todos os negócios pudessem apresentar-se em diferentes pontos do globo. Com os sites, os blogues, as redes sociais, muitos produtos podem ser apresentados com facilidade. Ora, esta realidade facilita a vida às empresas que estão dispostas a investir na sua expansão. O estabelecimento de parcerias internacionais e a exploração de novos mercados é conseguida com funcionários a assumirem essas funções. As entidades empresariais com visão e proatividade promovem regularmente esse tipo de deslocações aos seus funcionários, de forma a que estes seus representantes atuem no sentido de materializar a expansão e a internacionalização das empresas. Mas, para isso, há que assegurar as chamadas ajudas de custo.
Possíveis motivos para fazer viagens de trabalho
O conceito “viagens de trabalho” pode ser mal interpretado. Estas deslocações não são férias. O trabalhador viaja enquanto colaborador, com missões concretas para concretizar. O funcionário irá representar a entidade empregadora.
Não é necessário servir uma grande organização com escritórios espalhados por diferentes continentes para realizar este tipo de deslocações. Mesmo empresas com uma dimensão reduzida podem necessitar que os seus colaboradores viagem para outro país.
Os funcionários podem ser elos entre parceiros. Podem estabelecer pontes entre colaboradores que fomentem o crescimento da entidade empresarial pela qual dão a cara.
As empresas podem encarregar os seus profissionais de estabelecerem diferentes contactos. Um funcionário pode ter de fazer uma viagem de negócios para concretizar diferentes objetivos.
Seja para a empresa expandir ou para fortalecer a presença internacional e o alcance da empresa no mercado onde se insere, não faltam motivos para investir neste tipo de viagens, que pode ser referente a uma deslocação de curta duração ou a uma deslocação prolongada.
Há diferentes estratégias, como há inúmeras finalidades. Certo é que estas viagens de trabalho podem servir para assegurar muitas vantagens para a empresa e para o trabalhador.
O funcionário pode assumir diferentes missões estabelecidas pela entidade empregadora. Eis algumas das razões que podem levar à necessidade de fazer essas viagens de trabalho:
- reuniões de negócios;
- estabelecimento de parcerias;
- realização de encontros com clientes;
- contratação de colaboradores;
- participação em conferências, formações e eventos;
- presença em eventos ou feiras;
- visitas a parceiros de negócios e a filiais;
- entre muitas mais atividades relacionadas com a profissão.
O que diz a lei sobre viagens de trabalho e ajudas de custo?
No Código do Trabalho, podemos ficar esclarecidos sobre as viagens de trabalho. Existem regras a respeitar. Neste importante documento, está prevista a noção de local de trabalho. Por exemplo, no artigo 193.º, podemos encontrar informação esclarecedora sobre este conceito:
- O trabalhador deve, em princípio, exercer a atividade no local contratualmente definido, sem prejuízo do disposto no artigo seguinte;
- O trabalhador encontra-se adstrito a deslocações inerentes às suas funções ou indispensáveis à sua formação profissional.
Na nossa legislação, estão previstas as deslocações em serviço:
Artigo 194.º
Neste artigo do Código do Trabalho, encontram-se determinadas as circunstâncias em que o empregador pode transferir o trabalhador para outro local de trabalho, numa transferência que tanto pode ser temporária, como pode ser definitiva.
Nesse artigo, mais precisamente no n.º 4, é possível encontrar a seguinte informação:
“O empregador tem a responsabilidade de custear as despesas do trabalhador decorrentes do acréscimo dos custos de deslocação e da mudança de residência ou de alojamento, isto, em caso de transferência temporária.”
Todavia, a obrigatoriedade referida em custear as despesas aplicam-se à Função Pública, exclusivamente. O conteúdo do setor público e privado difere no que respeita às deslocações em serviço.
Artigo 193.º
Neste artigo do Código do Trabalho, pode fazer-se a seguinte leitura: “o trabalhador deve, em princípio, exercer a atividade no local contratualmente definido”.
No mesmo artigo, ainda se encontra outra informação pertinente: “o trabalhador encontra-se adstrito a deslocações inerentes às suas funções ou indispensáveis à sua formação profissional”.
Desta forma, apesar do trabalhador ter de exercer as funções no local definido contratualmente, pode existir a necessidade do funcionário fazer determinadas deslocações que visem o cumprir de funções essenciais ou de índole de formação profissional.
Viagens de trabalho: distinção entre o setor público e privado
Não existe uma legislação específica relativa às deslocações em serviço para o setor privado. Embora as deslocações em serviço sejam mencionadas no Código do Trabalho, não existem regras específicas pelas quais as empresas deste setor se possam reger.
Deste modo, regra geral, cabe a cada entidade estabelecer o seu regulamento interno, documento no qual as normas definidas são apresentadas. Apesar das informações não serem claras para todos no que diz respeito às deslocações em serviço, não deixa de haver direitos e deveres para os trabalhadores.
- Deveres: os trabalhadores que realizam estas deslocações em serviço têm o dever de obedecer às regras adjacentes ao trabalho normal, existindo a necessidade de respeitar os horários de trabalho, entre outras responsabilidades;
- Direitos: os trabalhadores que se encontram a fazer uma deslocação em serviço não deixam de estar protegidos contra acidentes de trabalho por se encontrarem fora do local habitual de trabalho.
Ajudas de custo nas viagens de trabalho
Apesar de apenas serem aplicáveis ao setor público, os valores das ajudas de custo fixados para a Função Pública servem como referência para o setor privado.
As empresas privadas tendem a seguir os valores apresentados no Decreto-Lei nº106/98, de 24 de abril e na respetiva atualização no Decreto-Lei nº137/2010, de 28 de dezembro.
Existem muitos esclarecimentos nestes documentos, nomeadamente no que diz respeito aos tipos de deslocação, à contagem de distâncias e ao valor e reembolso das despesas. Por exemplo, nas deslocações em serviço cabe ao empregador custear as deslocações e o alojamento (quando este é aplicável).
Principais despesas a considerar nas ajudas de custo
Na Função Pública, há diversas despesas a ter em conta para as ajudas de custo, nomeadamente:
- Bilhetes de transportes públicos;
- Combustível da viatura;
- Parquímetros e parques de estacionamento;
- Portagens, SCUTs e similares;
- Aluguer de carro;
- Refeições (além do previsto no subsídio de alimentação);
- Dormida em hotel ou alojamento (quando aplicável).
É comum caber ao setor privado definir as respetivas verbas para as ajudas de custo, tendo por base estes dados. Essas verbas encontram-se isentas no que respeita ao pagamento de IRS e Segurança Social, caso o valor atribuído em causa seja inferior ao que está legislado para os membros do Governo. Deste modo, só passam a ser tributáveis, caso superem esses valores de referência.
Valores de referência para as ajudas de custo
Como foi dito, as ajudas de custo só se encontram legisladas para o setor público. No entanto, as empresas privadas seguem os valores de referência do setor público para respeitar os limites de isenção de IRS e de Segurança Social. Os valores de referência são os seguintes.
Valores de referência: Transporte
- Transporte em veículo próprio: 0,36 €/km;
- Transportes públicos: 0,11 €/km;
- Transporte veículo motorizado não automóvel: 0,14 €/km;
- Veículo aluguer (1 funcionário): 0,34 €/km;
- Veículo aluguer (2 funcionários): 0,14 €/km (a cada);
- Veículo aluguer (3 ou mais funcionários): 0,11 €/km (a cada).
Valores de referência: Estadias
- Estadia nacional – Trabalhadores em geral em funções públicas: 50,20 €;
- Estadia nacional – Administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores: 69,19 €;
- Estadia internacional – Trabalhadores em geral em funções públicas: 89,35 €;
- Estadia internacional – Administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores: 100,24 €.
Nota: Os valores das estadias também representam os limites diários que o Estado reembolsa para as ajudas de custo.
Valores de referência: Refeições
- Caso seja pago em dinheiro: 6 €;
- Caso seja atribuído em cartão refeição: 9,60 €.
As deslocações em serviço representam experiências singulares que funcionam como
oportunidades de ouro para promover o desenvolvimento pessoal e profissional da pessoa que viaja.
Para a empresa, deve haver uma estratégia que vise otimizar as deslocações em serviço. Convém fazê-lo para assegurar o sucesso da missão e a eficiência e o controlo de custos. A otimização pode ser conseguida de diversos modos, nomeadamente:
- Planear a viagem com o máximo rigor;
- Agendar os compromissos, de forma eficiente;
- Selecionar o meio de transporte mais adequado para a viagem;
- Selecionar o alojamento, com critério;
Para haver uma gestão eficiente, é fundamental que o trabalhador tenha uma prova de cada custo implicado na viagem. Acompanhar e ter um controlo dos custos relativos aos pontos indicados revela-se uma boa estratégia, quer para a empresa, quer para o trabalhador.