Diz-se que “tempo é dinheiro” e tempo e dinheiro é o que a automatização financeira promete oferecer às empresas. Como? É o que vamos procurar perceber já de seguida.
O que é a automatização financeira?
A gestão financeira quotidiana de uma empresa é uma montanha-russa de processos variados.
Processamento de salários, pagamento de impostos, emissão de faturas ou a receção e expedição de produtos, são alguns desses processos que exigem tempo e gastam recursos humanos e financeiros preciosos para a saúde financeira das organizações.
Com a ajuda da tecnologia, muitos desses processos passaram agora a efetuar-se de forma mais expedita e menos dispendiosa, abrindo tempo e espaço para um melhor planeamento e desenvolvimento de estratégias de negócio mais assertivas e, em último caso, mais lucrativas.
Isto é, de uma forma geral, a definição de automatização financeira, ou seja, a intervenção da tecnologia na agilização dos processos de gestão financeira das organizações.
Na prática, a automatização financeira acaba por predizer a substituição de tarefas manuais repetitivas que implicam a alocação de tempo e trabalhadores por sistemas, entre outros, baseados em IA (Inteligência Artificial) ou Machine Learning.
Para além do tempo e recursos financeiros e humanos que se poupam com este processo de automatização, a margem de erro na análise dos dados diminui, o que leva à elaboração de relatórios mais precisos que vão auxiliar a concretização de estratégias de negócio mais assertivas.
Assim, em síntese, a incorporação da automatização financeira nas organizações, irá permitir que os seus departamentos financeiros se dediquem, quase em exclusividade, ao desenvolvimento de ações estratégicas facilitando, simultaneamente, a execução de funções contabilísticas e administrativas.
Deste modo, toda a gestão é otimizada e a produtividade maximizada.
Elementos chave para a automatização financeira da sua empresa
Como veremos mais à frente em detalhe, a automatização financeira é extremamente importante para as organizações e têm um enorme impacto sobre todas as áreas funcionais da mesma.
Antes, porém, vejamos quais são os elementos chave da automatização dos processos financeiros. Estes são:
• Implementação de tecnologias que, entre outras coisas, permitam uma mais rapidez e eficiência (diminuição da margem de erro) dos dados para análise e planeamento estratégico;
• Utilização de plataformas que eliminem ineficiências e ofereçam novas soluções que permitam criar valor para as organizações através da incorporação de tecnologias inovadoras;
• Introdução e aplicação da Inteligência Artificial e do Machine Learning em todas as etapas do planeamento de estratégias de negócio, orçamentação, execução e previsão;
• Utilização de relatórios self-service;
• Concentração de processos e informação na cloud.
Importância da automatização financeira para as empresas
A introdução de novas variáveis na gestão das empresas, entre os quais se destacam o comércio eletrónico e os novos hábitos de consumo e pagamento que daí advieram, tornaram a gestão financeira das organizações particularmente complexa.
Entre relatórios imprecisos e isolados, dados incompletos e lacunas entre o planeamento financeiro e o planeamento operacional, os obstáculos a uma gestão financeira mais ágil e assertiva são mais do que muitos.
Para ganhar competitividade, diminuir despesas supérfluas e produzir-se estratégias que reflitam mais fielmente o comportamento do mercado, estes obstáculos têm de ser eliminados de modo.
E é aqui que entra a automatização financeira que, mais do que um luxo, é uma necessidade premente que vai ajudar os departamentos financeiros a concentrarem-se mais na visão estratégica da empresa e menos na procura de depuração de relatórios financeiros imprecisos.
Como referimos, a introdução de IA e Machine Learning na análise de dados financeiros, é capaz de produzir informação e, consequentemente, relatórios financeiros mais precisos e intuitivos, mas não se fica por aqui.
A transversalidade da automatização financeira significa que toda esta tecnologia poderá ajudar no aperfeiçoamento dos processos de atendimento ao cliente, expedição de encomendas e até na gestão logística ligada aos stocks em armazém e transporte.
Quem já aposta neste tipo de automatização nota uma melhoria na gestão dos seus processos financeiros e a garantir que os projetos futuros tenham uma base mais sólida e com menor margem de erro que lhes permita aumentar as probabilidades de sucesso.
Por exemplo, processos redesenhados e padronizados que seguem um planeamento financeiro, acabam por aumentar a eficiência e permitem uma tomada de decisão mais rápida, já que os dados são aglomerados, sujeitos a triagem e depuração em tempo real.
Ao ajudar à eliminação de tarefas administrativas dispendiosas em termos de dinheiro e recursos humanos, a automatização financeira permite ainda que os profissionais possam ser alocados a tarefas mais estratégicas e tenham mais tempo para uma análise mais detalhada das mesmas.
Assim, ao trabalharem com dados mais precisos e consolidados, os departamentos financeiros, logísticos e recursos humanos, podem utilizar a informação para anteciparem mudanças com mais precisão e tomarem decisões baseadas em factos e não em percepções e, simultaneamente, pouparem importantes recursos financeiros que podem ser de extrema importância em investimentos futuros.
Antes de terminarmos, uma última palavra para a segurança, um dos aspetos que mais apreensão coloca às empresas na hora de apostarem na automatização financeira.
Neste campo, é importante começar por referir que a grande maioria das soluções de automatização financeira são extremamente seguras. Por exemplo, ao contrário do que acontece com ficheiros em papel ou arquivados no computador que podem ser queimados ou apagados, quando se faz uso da cloud, os dados ficam salvaguardados de qualquer tentativa de intrusão por piratas informáticos, produz backups automáticos e podem ser consultados e aprimorados em qualquer altura e em qualquer lugar por parte dos responsáveis financeiros. De sublinhar, ainda, que todos estes acessos ficam guardados e permitem saber quem entrou na cloud, a que horas o fez e o que viu ou modificou.
Apesar da importância da automatização financeira para uma melhor gestão dos ativos de uma empresa, antes de a pandemia ter tomado conta das nossas vidas e baralhado os processos organizacionais das empresas, apenas 9% das organizações tinham procurado transformar, a 180º graus, a sua área financeira, números que mostram que ainda há muito caminho para andar neste domínio em Portugal e até no mundo.