O tempo que cada trabalhador vende ao seu empregador acaba contabilizado, no final do mês, como salário que, grosso modo, corresponde a um valor/hora trabalhada, mas não se fica por aqui.
Além das horas trabalhadas, há que contar, entre outros, com o subsídio de alimentação e com aquilo que nos traz aqui hoje: as ajudas de custo.
Em termos gerais, as ajudas de custo correspondem a um apoio financeiro aos trabalhadores que são obrigados a deslocarem-se ao serviço do seu empregador e abrange despesas que estes venham a ter com alojamento, transporte e alimentação.
Se entra na categoria destes trabalhadores que acabam por fazer a vida na estrada ou se têm de deslocar em serviço com alguma regularidade, é importante saber não só como funciona este sistema, mas também quais os valores de referência para os pagamentos e a tributação em sede de IRS.
Que situações podem ser contempladas com ajudas de custo?
É importante começarmos por dizer que a lei não determina regras sobre as ajudas de custo para o setor privado, o que leva a que as empresas apliquem como referência a lei para o setor público, embora estas possam aplicar regras diferentes.
Dito isto, os trabalhadores podem receber ajudas de custo quer em deslocações dentro do território nacional, quer em viagens de serviço internacionais.
No caso das deslocações em Portugal, devem-se considerar duas situações:
- Deslocações diárias: por um período de 24 horas e só são pagas ajudas se a viagem for superior a 20 km;
- Deslocações por dias sucessivos: têm uma duração superior a 48 horas, mas as ajudas só são pagas se a distância for superior a 50 km.
Nestes dois casos, as distâncias são contadas da periferia da localidade do local de trabalho ao ponto mais próximo do local de destino.
Quais são os valores de referência?
Como referimos, o setor privado não tem de se reger pelas regras do setor público, uma vez que a lei não as estipula. Ainda assim, a maioria das empresas nacionais acaba por seguir o exemplo do setor público.
Os valores dependem de acordo com a despesa, ou seja, se diz respeito à alimentação, aos alojamentos ou a deslocações.
Comecemos pela alimentação.
Ajudas de custo para alimentação
Nesta rubrica, o valor de referência será o do subsídio de refeição isento de tributação no IRS e de descontos para a Segurança Social.
Ajudas de custo para alojamento
No caso específico do alojamento, a lei prevê o pagamento de 50% de ajudas de custo relativas ao alojamento, quer em deslocações diárias em Portugal, quer por dias sucessivos.
Porém, se o trabalhador assim desejar, isto pode ser substituído pelo reembolso da despesa efetuada com o alojamento, até ao limite de 85€.
Ajudas de custo para deslocações
No tocante às deslocações dentro do território nacional, as ajudas de custo têm um valor diário que irá variar de acordo com o horário, o tipo de transporte ou cargo ocupado, entre outros fatores.
A lei define um preço por quilómetro em que se inclui despesas como combustível, portagens e estacionamento. O valor irá depender do tipo de transporte utilizado.
Ajudas de custo nem sempre são pagas na sua totalidade
De acordo com a lei portuguesa, as ajudas de custo podem não ser pagas na sua totalidade. As regras preveem percentagens que dependem do facto de ser uma deslocação diária ou de vários dias, mas também das horas de partida e de chegada.
Assim, nas deslocações diárias, as percentagens são as seguintes:
- Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 13 e as 14 horas: 25%;
- Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 20 e as 21 horas: 25%;
- Se implicar alojamento: 50%. Nesta situação, só se consideram as despesas de alojamento caso o funcionário não disponha de transportes coletivos regulares que lhe permitam chegar a casa até às 22 horas.
Já nas deslocações por dias consecutivos são tidos em conta os dias de partida e de chegada, bem como aqueles em que o funcionário estiver fora.
No dia da partida, os valores são:
- 100% se a partida acontecer até às 13 horas;
- 75% caso ocorra entre 13 e as 21 horas;
- 50% se partir após as 21 horas.
Por sua vez, no dia da chegada, pagam-se os seguintes valores:
- 0% se a chegada acontecer até às 13 horas;
- 25% se chegar entre as 13 e as 20 horas;
- 50% caso a chegada aconteça após as 20 horas.
Nos restantes dias, o abono é pago na totalidade.
As regras para a função pública determinam que as ajudas de custo devem ser pagas no prazo máximo de 30 dias após a apresentação dos comprovativos de despesas.
IRS e Segurança Social
Em Portugal, as ajudas de custo não estão obrigadas ao pagamento de IRS nem a descontos para a Segurança Social se não ultrapassarem os limites legais.
Estes limites correspondem, nas deslocações em território nacional, a 65,89€ para trabalhadores em geral e a 72,65€ para membros dos órgãos sociais.
Já nas deslocações ao estrangeiro, trabalhadores em geral têm um limite de 148,91€ e os membros dos órgãos sociais têm um limite de 167,07€.
Por último, refira-se que o valor das ajudas de custo isentos de IRS podem surgir no recibo de vencimento em linhas separadas, com a indicação de que não estão sujeitas a retenção na fonte de IRS.