Apesar de todas as estratégias para reduzir o desperdício, eliminar processos redundantes e tomar decisões mais assertivas com base nos dados provenientes das suas operações, as empresas acabavam por, não raras vezes, caírem no mesmo círculo de improdutividade e entropia.
Nos últimos anos, porém, este cenário tem vindo a alterar-se e a grande responsável é a tecnologia.
A IA (Inteligência Artificial), o machine learning e a análise Big Data, só para frisar algumas das tecnologias presentes no quotidiano de cada vez mais organizações, têm vindo a proporcionar a tão propalada automatização financeira das empresas.
Mas, afinal de contas, em que consiste, detalhadamente, a automatização financeira e quais as vantagens que traz para as empresas de diferentes setores?
É o que iremos desenvolver ao longo dos próximos parágrafos.
Automatização financeira: em que consiste?
Grosso modo, a automatização financeira consiste na utilização de tecnologia para a realização de tarefas manuais repetitivas que não requerem a intervenção de um trabalhador.
Ao fazer este tipo de integração tecnológica, as empresas vão permitir que os seus departamentos financeiros se dediquem ao planeamento e desenvolvimento de ações estratégicas, uma vez que este processo facilita a execução de funções contabilísticas e administrativas, otimizando o tempo e maximizando a produtividade.
Importância da automatização dos processos financeiros no dia-a-dia das empresas
Como referimos anteriormente, há uma década, a automatização financeira apresentava-se como algo importante, mas que era inalcançável para a maioria das empresas.
Contudo, com o capitalismo a entrar nos seus estádios mais agressivos, nomeadamente com a rutura dos modelos de negócio mais tradicionais, a competição cada vez mais feroz e o desenvolvimento de tecnologias de baixo custo, o panorama mudou e tornou acessível o que antes fazia apenas parte da imaginação do mais sonhador dos gestores.
Na segunda década do séc. XXI, a automatização financeira entrou definitivamente no léxico das organizações empresariais e acabam por mostrar que, quem nela já apostou, está a colher frutos, nomeadamente na melhoria dos processos financeiros e, sobretudo, na garantia de que os projetos futuros tenham uma maior viabilidade.
Isto acontece porque, processos redesenhados e padronizados que seguem um planeamento financeiro, acabam por aumentar a eficiência da organização e permitem aos seus gestores uma tomada de decisão mais rápida, algo essencial num ecossistema comercial e industrial marcado pela imediatez.
Assim, ao se eliminar as tarefas administrativas e repetitivas, os profissionais podem assumir um novo papel mais ligado à estratégia da empresa, levando-a a novos mercados e a mais lucros.
Falar em estratégia é, necessariamente, falar-se de dados das decisões que decorrem da sua análise.
Neste campo, dado que a automatização financeira passa por trabalhar com dados em tempo real, mediados por tecnologias de depuração e análise cada vez mais potentes, a agilidade conseguida vai possibilitar a antecipação de mudanças e, simultaneamente, a tomada de decisões baseadas em dados e factos.
Os vários estudos acerca desta temática confirmam isso mesmo: empresas que automatizaram os seus processos financeiros estão mais bem equipadas para ultrapassar os desafios do que aquelas que não o fizeram.
Contudo, em Portugal, ainda poucas empresas implementaram a automatização financeira. Por exemplo, antes da pandemia, apenas 9% das organizações tinham transformado completamente a sua função financeira, mas acabam por serem essas que têm agora uma agilidade que as coloca numa posição de liderança.
Como implementar a automatização financeira: 5 passos essenciais
Gerir uma empresa é deparar-se, diariamente, com um sem número de obstáculos e problemas que carecem de resolução rápida sob pena de, em último caso, a produção ter de ser parada de imediato.
Relatórios isolados, dados inexatos ou incompletos ou lacunas entre o planeamento financeiro e o planeamento operacional, só para sublinharmos alguns desses obstáculos, têm, assim, de ser eliminados para a organização ganhar agilidade, dado que as equipas de trabalho e os diretores financeiros têm de se concentrar mais na visão estratégica, e não apenas nos relatórios financeiros.
Como se pode perceber, a automatização da função financeira não envolve apenas a transformação e a digitalização do departamento financeiro. É uma mudança que terá impacto em todas as áreas funcionais da organização, incluindo, até, na própria cultura da empresa.
Vemos, assim, que a automatização da função financeira é fundamental e vai acabar por ter impacto em todas as áreas funcionais da organização, mas como implementá-la de forma rápida e barata?
De acordo com vários especialistas, existem 5 chaves essenciais para automatizar os processos financeiros. Estes são:
1 – Dispor de tecnologias que permitam uma utilização mais eficaz dos dados para análise e planeamento;
2 – Utilizar plataformas que criem valor através da integração de tecnologias, para eliminar ineficiências e fornecer novas soluções;
3 – Aplicar a Inteligência Artificial e a Machine Learning no planeamento, orçamentação e previsão;
4 – Utilizar a análise e os relatórios self-service;
5 – Concentrar a informação na cloud.