Quando um trabalhador tem de fazer deslocações por motivos profissionais, a entidade patronal deve pagar ajudas de custo para compensar despesas dessa viagem. Neste artigo, explicamos-te tudo o que precisas de saber sobre as ajudas de custo.
Quer sejam encontros com clientes, reuniões de negócios, eventos ou feiras, há várias atividades em que o trabalhador tem de se deslocar no âmbito da empresa. Estas, muitas vezes, acarretam despesas de vários tipos e o trabalhador não deve ficar responsável pelos mesmos.
Como dispõe o artigo 194º do Código do Trabalho, “o empregador deve custear as despesas do trabalhador decorrentes do acréscimo dos custos de deslocação e da mudança de residência ou, em caso de transferência temporária, de alojamento”.
Estas despesas, quando não são pagas diretamente pelo empregador, são pagas primeiro pelo trabalhador, que depois é reembolsado, sob a forma de ajudas de custo.
O que são as ajudas de custo?
As ajudas de custo são o apoio financeiro pago pelo empregador, visando compensar o trabalhador por despesas decorrentes de deslocações de âmbito profissional, como transportes/deslocações, alimentação e alojamento.
Por exemplo, caso um funcionário vá a uma feira internacional do setor da empresa, provavelmente terá despesas com transporte, estadia e alimentação. Estes custos devem ser suportados pela empresa. Podem ser pagos diretamente pelo empregador, ou podem ser pagas primeiro pelo trabalhador e reembolsadas posteriormente pelo empregador, sob a forma de ajudas de custo.
Um aspeto importante: para teres direito às ajudas de custo é importante que peças sempre fatura com o Número de Identificação de Pessoa Coletiva (NIPC) da entidade empregadora para que te restituíam o valor.
Assim, a entidade empregadora deve efetuar o pagamento das ajudas de custos, no máximo, 30 dias após apresentação dos respetivos comprovativos.
O valor das ajudas de custo está definido apenas para o setor público, mas o setor privado usa-as como referência. Desta forma, a maioria das empresas tem como referência o Decreto-Lei n.º 106/98, que estabelece as normas para a Função Pública.
Este decreto-lei prevê os tipos de deslocações para as quais se pagam ajudas de custo e as distâncias mínimas a partir das quais o trabalhador recebe reembolso pelas suas despesas. Além disso, se as empresas cumprirem os limites definidos por este DL, o trabalhador fica isento do pagamento IRS relativo ao pagamento das ajudas de custo.
No entanto, as empresas podem praticar valores diferentes daqueles que estão definidos pelo Estado. Nestes casos, quando as ajudas de custo ultrapassam os valores de referência, passam a estar sujeitas a IRS.
Em que situações são pagas?
Conforme a legislação, existem dois tipos de deslocações sobre as quais se pagam ajudas de custo: deslocações diárias (num período de 24 horas), que se realizem além de 20 quilómetros do local de trabalho habitual e deslocações por dias sucessivos (num período superior a 24 horas), além de 50 quilómetros.
Quais os valores de referência?
Geralmente, para as ajudas de custo assumem-se todas as despesas relacionadas com transporte (combustível, portagens, parquímetro, aluguer de carro, transportes públicos, entre outros), alimentação (todas as refeições que se realizem durante a deslocação em contexto profissional) e estadias (em qualquer tipo de alojamento).
Os valores tabelados seguem os valores de referência do setor público. No caso da alimentação, o valor das ajudas de custo estabelece-se tendo em conta o subsídio de refeição em vigor.
Nos casos dos transportes e das estadias, os valores são fixados anualmente pelo governo, mas têm-se mantido inalterados nos últimos anos.
Alimentação
O valor das ajudas de custo de alimentação varia consoante este seja pago em dinheiro, ou em cartão de débito pré-pago.
Ou seja, caso se faça o pagamento em dinheiro, junto ao resto do salário, o valor referência do subsídio de alimentação é de 6,00 €/dia. Por outro lado, na utilização de um cartão de débito pré-pago, o valor de referência é 9,60 €/dia.
É importante relembrar que no setor privado as empresas podem pagar valores superiores, caso assim o entendam. No entanto, o excedente a estes valores de referência vai estar sujeito a tributação.
Transporte
No caso dos custos relacionados com o transporte, tabelou-se um preço a pagar por quilómetro percorrido, já incluindo combustível e eventuais portagens e estacionamento. Além disso, este valor varia consoante o transporte utilizado e o valor por cada quilómetro percorrido nesse meio de transporte.
Como referência utilizam-se os valores definidos para a Função Pública, e que são uma referência para o setor privado:
| Meio de transporte | Valor de referência |
|---|---|
| Veículo próprio do trabalhador | 0,40 € p/km |
| Veículo próprio não automóvel | 0,14 € p/km |
| Transportes públicos | 0,11 € p/km |
| Carro alugado (1 passageiro) | 0,38 € p/km |
| Carro alugado (2 passageiros) | 0,16 €/pessoa por km |
| Carro alugado (3 passageiros) | 0,12 €/pessoa por km |
Deslocação
As ajudas de custos com as deslocações têm dois tipos de pagamentos: para deslocações diárias e deslocações por dias sucessivos. Tratam-se de valores diários, que têm como base o salário do trabalhador.
No caso das deslocações diárias, o abono a pagar pela entidade empregadora tem em consideração o período do dia no qual a deslocação acontece. Por isso, toma os seguintes valores:
- 25% — se abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 13 e as 14 horas, para fazer face a despesas de almoço;
- 25% — se abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 20 e as 21 horas, para fazer face a despesas de jantar;
- 50% — se implicar alojamento (caso o funcionário não tenha meios para regressar a casa até às 22 horas).
Já, nas deslocações por dias sucessivos, o valor depende das horas de partida e chegada. Assim, no dia da partida, o empregado recebe:
- 100% — se a partida acontecer até às 13 horas;
- 75% — se a partida acontecer entre as 13 e as 21 horas;
- 50% — se a partida acontecer após as 21h.
Por outro lado, no dia da chegada, o cenário é diferente:
- 0% — se a chegada acontecer até às 13 horas;
- 25% — se a chegada acontecer entre as 13 e as 20 horas;
- 50% — se a chegada acontecer após as 20 horas.
No resto dos dias, paga-se o abono na totalidade.
No entanto, a lei define um valor máximo para as ajudas de custo em cada deslocação diária para o setor público, que servem de referência ao setor privado.
| Deslocações | Valor de referência diário |
|---|---|
| Administradores, gerentes e quadros superiores (em Portugal) | 62,75 € |
| Trabalhadores em funções públicas (em Portugal) | 51,05 € |
| Administradores, gerentes e quadros superiores (no estrangeiro) | 148,91 € |
| Trabalhadores em funções públicas (no estrangeiro) | 131,54 € |
Alojamento
De acordo com a lei, as despesas de alojamento no setor público reembolsam-se mediante apresentação de recibos pelos trabalhadores.
Assim, desde que tenham ficado alojados num “estabelecimento hoteleiro até três estrelas, ou equivalente”, com o qual o Estado tenha um acordo com o mesmo, o trabalhador receberá um reembolso até ao valor máximo de 50 euros. Ultrapassando esse limite, concede-se um subsídio diário de 50%.
Despesas de representação
Além das ajudas de custo acima indicadas (transporte, alimentação e estadia), há trabalhadores que também recebem por despesas de representação.
De acordo com o Código do IRS, consideram-se despesas de representação, “nomeadamente, os encargos suportados com receções, refeições, viagens, passeios e espetáculos oferecidos no país ou no estrangeiro a clientes ou a fornecedores ou ainda a quaisquer outras pessoas ou entidades”.
Impostos a que estão sujeitas as ajudas de custo
Em algumas circunstâncias, as ajudas de custo estão sujeitas ao pagamento de impostos. A seguir, nós explicamos-lhe quais são.
IRS
Tal como já referimos, as ajudas de custo só são tributadas em sede de IRS se a empresa pagar ao trabalhador um montante superior ao valor de referência.
No entanto, ao exceder este valor, a diferença entre o valor pago e o valor de referência vão ser tributados como rendimentos da categoria A. Estes valores devem ser incluídos no recibo de vencimento.
Tributação autónoma
Conforme o artigo 88.º do Código do IRC, as ajudas de custo com transporte, alimentação e estadia estão sujeitas à tributação autónoma de 5% sempre que as despesas desta natureza não se faturarem aos clientes, total ou parcialmente.
Já as despesas de representação estão sujeitas a tributação autónoma à taxa de 10% ou, se a empresa apresentar prejuízos fiscais, de 20%.
Por exemplo, no caso do valor de referência ser 62,75 euros e o trabalhador receber 65 euros. Se não faturarem o custo ao cliente, a empresa paga a tributação autónoma de 5% sobre 62,75 euros e o trabalhador paga IRS sobre 2,25 euros (a diferença entre o valor recebido e o valor de referência).
Assim sendo, sempre que as despesas forem faturadas ao cliente na totalidade, a empresa fica isenta do pagamento de tributação autónoma, mesmo que o trabalhador tenha de pagar IRS por exceder o teto fixado por lei.
Pode-se deduzir ajudas de custo para efeitos de IRC?
Desde que as despesas sejam faturadas aos clientes, as empresas podem deduzir as ajudas de custo em sede de IRC. Caso contrário, é preciso apresentar um mapa itinerário, através do qual seja possível efetuar o controlo das deslocações a que se referem os gastos.
Como dispõe o artigo 23.º-A do Código do IRC, esses mapas devem indicar elementos como os locais, tempos de permanência, objetivo da deslocação e, se a viagem for feita na viatura própria do trabalhador, a identificação do veículo, a identificação do proprietário, e ainda, quilómetros percorridos.